Fila de Espera
Veja tudo que precisa para usar corretamente a Fila de Espera do yCard
O yCard possui um gerenciador de Fila de Espera para as ocasiões onde seu estabelecimento estiver com a capacidade esgotada mas ainda existem clientes aguardando.
A rotina está disponível de acordo com o plano contratado. Ao contratar o plano, a equipe yCard irá informar um email e uma senha específicos para acesso.
Como funciona a Fila de Espera yCard?
Antes de começarmos é importantíssimo que a equipe de atendimento compreenda o funcionamento da Fila de Espera do yCard.
A Fila de Espera tem as seguintes funcionalidades:
Para a Equipe de Atendimento do Restaurante
Informar e acompanhar os clientes da fila através do seu Nome e Nº de Celular;
Informar e acompanhar a quantidade de lugares na mesa requisitada por cada cliente;
Verificar há quanto tempo cada cliente está na fila, sua posição e código.
Priorizar atendimentos (para idosos, gestantes, portadores de necessidades especiais, etc);
Definir ícones personalizados para diferenciar determinados clientes (com pets, casal, idosos, etc);
Ver se o cliente está on-line na aplicação do restaurante;
Ver se o cliente aceitou receber mensagens através do WhatsApp.
Para o Cliente
Enviar e receber mensagens através do WhatsApp para acesso ao seu lugar na fila, seu link para acompanhar sua posição e a notificação de que sua vez chegou.
Acompanhar seu lugar na fila diretamente pela aplicação do restaurante, bem como seu código na fila de espera.
A Fila de Espera do yCard não utiliza SMS para notificar o cliente a respeito do seu lugar na fila ou que já chegou a sua vez. Em vez disso, um Robô WhatsApp é utilizado para informar ao cliente estas informações.
Porém, o WhatsApp tem uma política bastante rígida em relação ao envio de mensagens não solicitadas, o que impede a nossa solução de iniciar a conversa com o cliente.
Em vez disso, a equipe de atendimento deve solicitar ao cliente que ele acesse o aplicativo do estabelecimento e clique no botão "Fila de Espera" que é exibido no topo superior esquerdo da aplicação. Exemplo:
Quando o cliente abre o aplicativo e clica no botão "Fila de Espera" o WhatsApp é aberto já com o número de destino do nosso Robô, e com uma mensagem solicitando as informações a respeito da posição do cliente na fila.
Assim que o Robô recebe a mensagem, ele busca na Fila de Espera o número do celular da mensagem que foi recebida, e, se o número do celular for encontrado, ele inicia um diálogo com o cliente, solicitando autorização para trocar mensagens via WhatsApp. Se o cliente concordar com esta troca de mensagens, a sua posição na fila é informada e outras mensagens poderão ser enviadas.
Além disso, um link com o endereço da aplicação do estabelecimento é enviado, o que permite ao cliente acompanhar de forma contínua a sua posição na fila de espera.
No momento em que a equipe de atendimento chama o cliente através do Administrador da Fila de Espera, caso o cliente tenha concordado com o envio de mensagens, uma mensagem é enviada para o nº do cliente via WhatsApp, informando-o que sua vez chegou.
A partir do momento em que o cliente autoriza o envio de mensagens através do WhatsApp, todas as demais mensagens serão enviadas para o cliente de forma automática, sem a necessidade de uma nova autorização; inclusive caso o cliente retorne para o estabelecimento futuramente.
Agora que o funcionamento da fila está bem explicado, vamos para a prática.
Qual o dispositivo preciso para usar a Administração da Fila de Espera?
Recomendamos que a rotina de Fila de Espera do yCard seja acessada através dos navegadores Chrome ou Edge, podendo ser executada em Computadores, Tablets ou até mesmo Celulares.
Como trata-se de uma operação importante para os restaurantes, recomendamos também que um equipamento de qualidade seja utilizado.
Lembre-se que é indispensável ter uma boa conexão com a Internet, sendo possível utilizar o aplicativo também em conexões 4G (redes de dados de operadoras).
Como acessar a Fila de Espera
Com o email e senha que foram informados pela equipe do yCard, acesse:
A seguinte tela se abrirá:
Informe o eMail e Senha que foram enviados pela equipe de atendimento do yCard e clique no botão "Acessar".
A rotina será iniciada e a interface de Administração da Fila de Espera será exibida:
Adicionando um novo Cliente
Para adicionar um novo cliente na fila, informe o nome e número de celular do cliente e clique no botão +:
Ao pressionar o botão +, a seguinte janela é apresentada:
Nesta janela basta informar a quantidade de lugares que o cliente deseja e clicar em Adicionar.
Além disso, outras facilidades estão disponíveis:
Errou o nome ou telefone? Clique na opção de Voltar, corrija os dados e clique em + novamente;
Utilize a opção "Prioridade no Atendimento" para adicionar o cliente como o primeiro da fila, mesmo que existam outros clientes já adicionados. Esta opção é útil para idosos, gestantes, etc.
Utilize os ícones especiais para marcar clientes com características diferenciadas, como, por exemplo, acompanhado de pets, casais, etc.
Tudo correto? Informou a quantidade de lugares que o cliente deseja? Clique em Adicionar.
Assim que um novo cliente é adicionado, a aplicação irá verificar se o número do celular já autorizou o envio de mensagens via WhatsApp ou não.
Cliente que ainda não autorizou o recebimento de mensagens via WhatsApp
Neste caso, a seguinte tela será exibida:
Neste caso, informe ao cliente que ele pode acompanhar sua posição na fila de espera acessando o aplicativo e clicando no botão "Fila de Espera" no topo superior esquerdo.
Cliente que já autorizou o recebimento de mensagens via WhatsApp
O cliente já entrou na fila de espera em algum momento no passado. A seguinte mensagem é apresentada:
Neste caso, informe ao cliente que ele receberá uma mensagem via WhatsApp, pois a mensagem será enviada imediatamente para o WhatsApp.
Como pode ser visto, é INDISPENSÁVEL que o número do celular do cliente seja CORRETAMENTE INFORMADO quando ele é adicionado na Fila de Espera para que ele possa acompanhar seu lugar.
Acompanhando os clientes na Fila de Espera
Quando os clientes são adicionados na fila, a lista é atualizada e algumas informações importantes são apresentadas:
Chamando um cliente na sua vez
Quando a vez do cliente chega, basta clicar no sino do cliente desejado e confirmar que ele deve ser chamado:
Ao clicar em Sim, o Sino do cliente selecionado é apresentado em movimento.
Você pode chamar qualquer cliente que desejar, mesmo fora da ordem que estão sendo adicionados e apresentados.
Removendo o cliente da fila
Para remover um cliente da fila, basta clicar no sino de um cliente que já foi chamado e confirmar que ele já pode ser removido.
Vendo a lista de clientes já atendidos
Para ver a lista de clientes já atendidos basta expandir a lista de "Atendidos", na parte inferior da fila:
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