Fila de Espera - Definições
Veja tudo que precisa para usar corretamente a Fila de Espera do yCard
O yCard possui um gerenciador de Fila de Espera para os casos onde seu estabelecimento já está com a capacidade esgotada mas ainda existem clientes aguardando.
A rotina está disponível de acordo com o plano contratado. Ao contratar o plano, a equipe yCard irá informar um email e uma senha específicos para acesso.
Como funciona a Fila de Espera yCard?
Antes de começarmos é importantíssimo que a equipe de atendimento compreenda o funcionamento da Fila de Espera do yCard.
A Fila de Espera tem as seguintes funcionalidades:
Para a Equipe de Atendimento do Restaurante
Informar e acompanhar os clientes da fila através do seu Nome e Nº de Celular;
Informar e acompanhar a quantidade de lugares na mesa requisitada por cada cliente;
Verificar à quanto tempo cada cliente está na fila, sua posição e código.
Priorizar atendimentos (para idosos, gestantes, portadores de necessidades especiais, etc);
Definir ícones personalizados para diferenciar determinados clientes (cachorro, casal, idosos, etc);
Ver se o cliente está on-line na aplicação do restaurante;
Ver se o cliente pode receber mensagens através do WhatsApp.
Para o Cliente
Acompanhar seu lugar na fila diretamente pela aplicação do restaurante, bem como seu código na fila de espera.
Receber mensagens através do WhatsApp com seu lugar na fila, seu link para acompanhar sua posição e a notificação de que sua vez chegou.
Diferentes de outras soluções, a Fila de Espera do yCard não utiliza SMS para notificar o cliente a respeito do seu lugar na fila ou que já chegou a sua vez.
Em vez disso, um Robô WhatsApp é utilizado para informar ao cliente estas informações.
Porém, o WhatsApp tem uma política bastante rígida em relação ao envio de mensagens não solicitadas, o que impede a nossa solução de iniciar a conversa com o cliente.
Em vez disso, a equipe de atendimento deve solicitar ao cliente que ele acesse o aplicativo do estabelecimento e clique no botão "Fila de Espera" que é exibido no topo superior esquerdo da aplicação. Exemplo:
Quando o cliente abre o aplicativo e clica no botão "Fila de Espera" o WhatsApp é aberto já com o número de destino do nosso Robô, e com uma mensagem solicitando as informações a respeito da posição do cliente na fila.
Assim que o Robô recebe a mensagem, ele busca na Fila de Espera o número do celular da mensagem que foi recebida, e, se o número do celular for encontrado, ele inicia um diálogo com o cliente, solicitando autorização para trocar mensagens com via WhatsApp. Se o cliente concordar com esta troca de mensagens, a sua posição na fila é informada e outras mensagens poderão ser enviadas.
Além disso, um link com o endereço da aplicação do estabelecimento é enviado para o cliente, com um código que permite à aplicação exibir de forma contínua a a sua posição na fila de espera.
No momento em que a equipe de atendimento chama o cliente através do Administrador da Fila de Espera, caso o cliente tenha concordado com o envio de mensagens, uma mensagem é enviada para o nº do cliente via WhatsApp, informando-o que sua vez chegou.
A partir do momento em que o cliente autoriza o envio de mensagens através do WhatsApp, todas as demais mensagens serão enviadas para o cliente de forma automática, sem a necessidade de uma nova autorização; inclusive caso o cliente retorne para o estabelecimento futuramente.
Agora que o funcionamento da fila está bem explicado, vamos para a prática.
Qual o dispositivo preciso para usar a Administração da Fila de Espera?
Recomendamos que a rotina de Fila de Espera do yCard seja acessada através dos navegadores Chrome ou Edge, podendo ser executada em Computadores, Tablets ou até mesmo Celulares.
Como trata-se de uma rotina crítica para os restaurantes, recomendamos também que um equipamento de qualidade seja utilizado.
Lembre-se que é indispensável ter uma boa conexão com a Internet, sendo possível utilizar a rotina também em conexões 4G (redes de dados de operadoras).
Como acessar a Fila de Espera
Com o email e senha que foram informados pela equipe do yCard, acesse:
A seguinte tela se abrirá:
Informe o eMail e Senha que foram enviados pela equipe de atendimento do yCard e clique no botão "Acessar".
A rotina será iniciada e a interface de Administração da Fila de Espera será exibida:
Adicionando um novo Cliente
Para adicionar um novo cliente na fila, informe o nome e número de celular do cliente e clique no botão +:
Ao pressionar o botão +, a seguinte janela é apresentada:
Nesta janela basta informar a quantidade de lugares que o cliente deseja e clicar em Adicionar.
Além disso, outras facilidades estão disponíveis:
Errou o nome ou telefone? Clique na opção de Voltar, corrija os dados e clique em + novamente;
Utilize a opção "Prioridade no Atendimento" para adicionar o cliente como o primeiro da fila, mesmo que existam outros clientes já adicionados. Esta opção é útil para idosos, gestantes, etc.
Utilize os ícones especiais para marcar clientes com características diferenciadas, como, por exemplo, acompanhado de cachorro, casais, etc.
Tudo correto? Informou a quantidade de lugares que o cliente deseja? Clique em Adicionar.
Assim que um novo cliente é adicionado, a rotina irá verificar se o número do celular já autorizou o envio de mensagens via WhatsApp ou não.
Caso seja um novo cliente que ainda não autorizou o envio de mensagens via WhatsApp, a seguinte tela será exibida:
Neste caso, informe ao cliente que ele pode acompanhar sua posição na fila de espera acessando o aplicativo e clicando no botão "Fila de Espera" no topo superior esquerdo.
Caso o cliente já tenha autorizado o envio de mensagens via WhatsApp (ou seja, o cliente já entrou na fila de espera em algum momento no passado), a seguinte mensagem é apresentada:
Neste caso, não é necessário informar nada ao cliente, pois a mensagem será enviada imediatamente para o Whatsapp.
Como pode ser visto, é INDISPENSÁVEL que o número do celular do cliente seja CORRETAMENTE INFORMADO quando ele é adicionado na Fila de Espera para que ele possa acompanhar seu lugar na fila.
Acompanhando os clientes na Fila de Espera
Quando os clientes são adicionados na fila, a lista é atualizada e algumas informações importantes são apresentadas:
Chamando um cliente na sua vez
Quando a vez do cliente chega, basta clicar no sino do cliente desejado e confirmar que ele deve ser chamado:
Ao clicar em Sim, o Sino do cliente selecionado é apresentado "tocando".
Você pode chamar qualquer cliente que desejar, mesmo fora da ordem que estão sendo adicionados e apresentados.
Removendo o cliente da fila
Para remover um cliente da fila, basta clicar no sino de um cliente que já foi chamado e confirmar que ele já pode ser removido.
Vendo a lista de clientes já atendidos
Para ver a lista de clientes já atendidos basta expandir a lista de "Atendidos", na parte inferior da fila:
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